天天开会浪费时间?3点让你远离低效会议!

中国机床网 2019-11-08

  • 作 者丨黄兰兰,GHR环球人力资源智库签约作者,国家人力资源管理师及企业培训师

 

年底,作为HR管理者非常地忙碌,不仅要完成部门及公司目标,还要组织和参与公司各种会议及沟通会。

 

由哈佛商学院和伦敦政经学院经济学家完成的一项“CEO做什么”的研究表明,CEO的大部分(85%)时间都与别人一起度过。他们的工作时间中,开会占去了60%,剩下的25%用来打电话、开电话会以和处理公共事务等。

 

但相信大家都有共同的体会,很多会议往往是在浪费时间。

 

普遍对会议的诟病在于“会议时间延迟、会议目的不清、会议后问题依然没有得到解决...”

 

这种无效的会议,不仅没有达到既定的目标,并且困在会议室的这段时间,生产力几乎为零,时间及机会成本都很高...

 

虽然这不是管理者想要的,但会议并不能因此而不开,那究竟如何开会,才是最正确的方式呢。



无准备,不开会!


很多时候,会议效果不好,是准备工作没有做足。

 

为了尊重别人的时间,提升会议的高效和有效性,提前准备会议方案还是很有必要的。

 

1.会议时长

 

会议不是越长越好,人全神贯注的注意力最多只保持40分钟,所以每一次会议最佳的时长应不超过一个小时。

 

能一个小时开完的,绝不多开一分钟。

 

就像吃东西,吃多少,拿多少,不要往盘子里放太多东西,尽管3分钟看似不长,但这种坏习惯会导致累计浪费几个小时,你给自己的时间比原本需要的时间多,就相当于把宝贵的时间都扔掉了。

 

所以组织者一定要根据会议的主题、目的及发言的人数设置合适的总时长,并且在过程中进行提醒。

 

乔治.伯思斯说“优质讲话的秘诀在于有一个好的开头和结尾,并让两者尽可能地接近。”

 

2.会议主题及目的

 

会议的主题务必清晰明确,主题即是本次会议讨论的议题,以及围绕此议题,最终要解决哪些问题,达成什么样的目标。

 

是为了对关键事件做出重大决策,还是仅限对某个主题进行讨论,是只需在规定的时间内完成任务,还是要在明确的时间点提交意见和结果。

 

并且,会议主题不宜过多,本着开一次会议至少要解决一个实际的问题。

 

同时,让与会者清楚各自的角色,和需要为此主题做哪些相应的准备。

 

3.合适的参与人

 

在会议中经常会出现一些看似相关,其实并不直接相关的人,导致会议延迟和效果不佳。

 

除了会议发起部门及相关人之外,和此会议有直接利益或后续直接负责此项工作及对接的人员参与,其他如“间接负责的人、或通过部门长即可将工作安排下去的、不需要发言和记录,未准备充分的人等”其实未必都需要参加。

 

合适的参与人,既能提升会议的有效性,也是尊重他人的时间。

 

4.会议的风格

 

会议风格指的是会议通过什么样的形式进行。

 

是坐着开会,还是站着完成。是用ppt展示,还是直接对话的方式。

 

能站着就开完的,尽量不要坐着,坐着开会虽然舒适,但会让与会者忽略时间的流逝。

 

并且发言的人要站在参会的人群之间,这种暗示会议时间不会太长,可以给大家一种超时的紧迫感,不会持续很久,这样会更快说到重点。

 

若不用ppt,可以让参会的人更能将注意力放在你的身上,也会让主讲人讲的更精简和高效一些。

 

当你说的内容越少的时候,听众反而听到的内容越多。

 

5.会议中要各司其职

 

会议中的每个角色明确分工也是保障会议有效的前提。

 

谁来发起组织开会更合适;

谁来主讲,主讲的内容是什么;

参与的人除了作为听众,还需要做哪些事情;

谁来记录合适,有没有提前准备好记录的电子表模板;

 

清晰的职责分工,可以让会议更高效,有效地调动各方资源的同时,让会议更顺利进行下去,同时保证最终的效果和目的。

 

6.提前发布会议通知

 

这一条也非常的重要。

 

尤其是和Boss相关,需要其决策的会议,需要做到提前,再提前。

 

一是老板的时间需要提前预约;

二是若有需要调整的你还可以来得及修改;

三是让决策人提前清楚他需要做哪些事情,方便你在会议中就重点和其进行沟通。

四是有利于老板后续更快地对你的方案进行决策和给出明确的意见。

 

尤其是非常重大重要,涉及到多方部门及利益的会议,一份全面细致,准备充分的会议方案是必不可少的,也是会议组织成功的保障。



过程中的时间控制,真的是一种水平!

 

一个好的会议过程需要抓关键点:

 

一是时间的控制,除了在必要的时间提醒发言的人控制时间和不要跑偏之外,会议的主讲人更需重点关注。

 

这时,会议记录的人,除了积极倾听之外,往往也是那个需要做到必要的提醒的人。

 

会议杀手往往是会议上那个强势的人,占支配地位,扼杀了会议其他成员相互交流的可能性。

 

这与其职位、级别和性格有关。

 

二是每一次只让一个人发言,或通过发言棒的形式,缩短强势的这个人的发言时间,总体上让会议朝着既定的时间进行。

 

因为你如果什么都说,那听众就什么都听不到。

 

人每天受到干扰的次数是50次,删除不重要的信息,直接说重点,比什么都重要。

 

如果你是那个强势者,一定要记住,话要说到点子上,而且说完了就要停下来。

 

因为很多时候,与其说人们关注你说的内容,其实他们更看重你展示的清晰观点和展露出的自信。

 

真正有水平的人,都是善于控制的。



会开完了,并没有真的完!


大多会议现状是,会开完了,就没有然后了。

 

作为会议发起和组织部门及关键人,需要在会议结束后做如下跟踪:

 

首先要出一份会议记录。

 

记录重点内容,并且在会议结束当天,让每个与会者确认签字。

 

目的一是让他们再次回顾会议内容;二是了解本次会议后续要做哪些事情;三也是作为公司会议过程资产的管理需要。

 

如果是需要有具体的行动计划的,则列明该行动涉及到的内容事项、部门、责任人、完成的时间点、要达到的目的,工作对接谁等等。

 

其次是会议发起人需要在计划完成点前进行适当的提醒。


最后是对本次会议和行动计划做复盘。

 

完成了,是因为什么,亮点在哪?没有完成又是因为什么,问题出在哪,哪些环节没有考虑到,后期如何改善等等。

 

万达的会议文化是“会后不落实等于会白开”,并且为此专门开发了一个任务追踪系统,目的是通过量化的指标来跟踪会议落实情况。

 

通过对会议的这种事前、事中、事后的管理,形成闭环。

 

小会议中藏着大智慧,除了提升企业整体的管理效能,也让管理者不断地去反思,总结,提升自己的管理能力。

来源:GHR环球人力资源智库,经授权转载。

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